Veel startende ondernemers beginnen hun bedrijf alleen, maar na een tijdje kun je het werk wellicht niet meer alleen aan. Tijd voor een eerste werknemer! Maar voor het eerst personeel aannemen: hoe doe je dat en waar moet je op letten?

Waar moet je allemaal opletten bij het aannemen van personeel?

Eén van de belangrijkste stappen bij personeel aannemen is het vinden van de juiste kandidaat. Het is een belangrijk om na te denken wat voor competenties je goed kunt gebruiken.

Kies voor een personeelslid dat je vaardigheden complementeert en waar je goed mee door één deur kan. Zeker als je nog maar een enkel personeelslid in dienst heeft is het belangrijk dat er een goede (werk)relatie ontstaat.

Stel, je hebt de ideale kandidaat gevonden en je wil een arbeidsovereenkomst opstellen. Wat zijn dan de dingen waar je op moet letten en die je moet gaan regelen? In ieder geval is het veiliger om te beginnen met een tijdelijk in plaats van een vast contract. Hieronder vind je 7 belangrijke punten.

1. Aanmelden als werkgever

Als je voor het eerst een werknemer gaat aannemen, dan moet je jezelf als werkgever registreren bij de Belastingdienst en bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dit doet je zo:

Je meldt je aan als werkgever bij de Belastingdienst. Je ontvangt een loonheffingennummer. Dit heb je nodig omdat je loonheffingen moet inhouden op het salaris van jouw werknemer en aangifte moet doen.

Via het wijzigingsformulier geef je aan de KvK door dat je personeel in dienst neemt. Je moet veranderingen in jouw personeelsbezetting trouwens altijd doorgeven aan KvK.

Dit hangt wel af van de fase van jouw bedrijf. Ben je nog niet gestart en moet je de onderneming nog inschrijven bij de KvK, en weet je nu al dat personeel aannemen iets is dat je direct gaat doen? Meld je dan bij de inschrijving in het Handelsregister ook direct aan als werkgever.

2. Identiteit van de werknemer controleren

Het is wettelijk verplicht de identiteit van jouw werknemer te controleren, voordat de werknemer bij jou begint. Je bewaart een goed leesbare kopie van het geldige identiteitsbewijs in jouw loonadministratie.

Op de kopie van het identiteitsbewijs moeten alle persoonsgegevens staan zoals op het origineel. Bij het paspoort of de identiteitskaart moet je ook duidelijk het Burgerservicenummer (BSN) kopiëren.

3. Arbeidsvoorwaarden schriftelijk vastleggen

Een mondelinge arbeidsovereenkomst is ook geldig. Maar het is beter om de afspraken vast te leggen in een schriftelijk contract, een arbeidsovereenkomst. Vaak zijn de arbeidsvoorwaarden al vastgesteld in een cao.

Het is mogelijk om aanvullende afspraken te maken over de voorwaarden. Deze mogen niet tegen de wet of de cao ingaan. De meest voorkomende arbeidsvoorwaarden zijn:

• salaris en loonstrook
• inhoudingen en verrekeningen op het salaris
• werktijden en arbeidsduur
• vakantiedagen en feestdagen
• vakantiegeld

4. Aan het wettelijk minimumloon houden

Jij moet jouw werknemer minstens het wettelijk minimumloon of minimumjeugdloon betalen. Het minimumloon geldt voor werknemers vanaf 21 jaar. Voor werknemers tussen de 15 en 21 jaar geldt het minimumjeugdloon. Ieder half jaar worden de lonen aangepast. Dat gebeurt op 1 januari en 1 juli.

5. Pensioenregeling bieden voor personeel

Bij personeel aannemen dien je ook even te kijken naar het pensioen. Je bent verplicht jouw werknemer een pensioenregeling aan te bieden als er een bedrijfstakpensioenfonds is voor jouw sector.

Als jouw onderneming niet onder een verplichte pensioenregeling valt, bepaal je in principe zelf of je pensioen aanbiedt en hoe de pensioenregeling eruitziet. Bijvoorbeeld:

• je kunt een ondernemingspensioenfonds oprichten
• je sluit je aan bij een algemeen pensioenfonds
• je sluit een pensioenverzekering af bij een pensioenverzekeraar.

Moet of wil jij een pensioenregeling bieden aan jouw personeel? Daar komt veel bij kijken. Daarom is het verstandig om advies in te winnen bij een expert.

6. Administratie aanpassen

Zorg dat je alle verplichte gegevens in jouw administratie verwerkt voordat jouw werknemer begint. Dat geldt vooral voor de gegevens van de loonheffingen, een kopie van de identiteit van de werknemer en de loonstaat.

Voor het maken van een loonstaat kun je een voorbeeld downloaden van Belastingdienst.nl. Als je zelf een loonstaat maakt, moeten daarop dezelfde gegevens staan als op het voorbeeld.

7. Geef eerst een proeftijd

Kennismakingsperiode

Ook al hebben jullie een goede indruk van elkaar gekregen tijdens de sollicitatieprocedure, je leert elkaar pas echt kennen als jullie samenwerken. De proeftijd is dan ook een soort kennismakingsperiode.

Niet verplicht

Je kunt een proeftijd afspreken met jouw werknemer als de arbeidsovereenkomst 6 maanden of langer duurt. Het is dus niet verplicht. Tijdens deze periode mogen zowel jij als jouw werknemer direct opzeggen. Een proeftijd is pas geldig als je het schriftelijk vastlegt.

Lengte proeftijd

Wettelijk gezien duurt de proeftijd niet langer dan 1 maand bij tijdelijke contracten tot 2 jaar of bij een vast contracten zonder einddatum. De proeftijd duurt maximaal 2 maanden bij een vast contract of een tijdelijk contract langer dan 2 jaar. Bij een contract korter dan 6 maanden geldt geen proeftijd.

De voordelen van freelancepersoneel

Als je niet zit te wachten op al dit papierwerk dat hoort bij personeel aannemen, of als je het een groot risico vindt om al iemand in dienst te nemen en geen extra kosten wil hebben vanwege een pensioenregeling, dan kan het interessant zijn een freelancer in te huren. De voordelen op een rijtje:

1. Ondernemender en gedrevener

Een freelancer moet zich bewijzen en zal er dus alles aan doen om snel en goed te werken. Een tevreden klant kan namelijk een goede referentie. Ook zal de freelancer zijn klant zo tevreden mogelijk proberen stellen, zodat de klant later opnieuw met hem zal willen werken.

Een freelancer werkt voor zichzelf en staat dus in voor zijn eigen daden. Hij neemt daardoor meer verantwoordelijkheid dan je misschien van een werknemer kunt verwachten. Hij weet zelf waarvoor hij verantwoordelijk en aansprakelijk is.

2. Risicoloos

Los van het feit dat je makkelijker en sneller afscheid kunt nemen van een freelancer, hoef je een freelancer alleen maar in te huren als er werk aan de winkel is. Vrijwel alle freelance opdrachten worden op uurtarief of per project.

Als je freelancers inhuurt, werk je – als het goed is – met een modelovereenkomst en niet met een contract. Hierdoor heb jij geen verplichtingen als doorbetalen bij ziekte, het betalen van vakantiegeld en verzekeringen. Je betaalt uitsluitend voor de gewerkte uren. Dus heb je geen werk, dan hoef je ook niet te betalen.

3. Flexibiliteit

Freelancers zijn vaak snel beschikbaar. Ze hoeven niet te wachten op goedkeuring van hogerop om met een opdracht te beginnen. Je schakelt daarom vaak sneller dan bij het aannemen van eigen personeel. Omdat freelancers niet gebonden zijn aan kantooruren, kunnen ze werken op verschillende tijdstippen. Aangezien hun dag geen start- en eindduur heeft, kunnen ze heel vroeg beginnen en tot laat doorwerken indien nodig. Als een opdracht prioriteit heeft zal hij deze eerst afronden.

4. Weinig tot geen papierwerk

Zoals je hierboven hebt kunnen lezen leidt het aannemen van personeel tot behoorlijk wat administratieve verplichtingen. Zodra jij de modelovereenkomst hebt geregeld met je freelancer, hoef je je verder niet druk te maken om administratieve verplichtingen. Behalve het inboeken van de facturen van je freelancer, heb je geen drukte.

5. Geen pensioenregeling

Zeventig procent van de Nederlandse bedrijven is aangesloten bij het pensioenfonds van hun bedrijfstak, voor de pensioenregeling geldt dan een verplichtstelling. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bouw, de zorg en retail. Pensioen is dan over het algemeen goed geregeld, maar het is ook weinig flexibel en kostbaar.

Freelancers moeten zelf hun pensioen regelen. Dit zal dus in hun tarief verrekend worden. En daarmee bespaar jij jezelf niet alleen de administratieve rompslomp, maar ook de kosten.

Nadelen van freelancepersoneel

Enthousiast geworden? En ben jij van plan op zoek te gaan naar een freelancer? Sta dan ook even stil bij de nadelen van het inhuren van freelancepersoneel, zoals de kosten, mogelijke onbetrouwbaarheid en het eigen belang waarvoor de freelancer gaat.

1. Onbetrouwbaarheid

Het is natuurlijk erg balen als je iemand boekt en die persoon komt niet opdagen. Je kunt een annuleringstermijn instellen. Die geldt voor beide partijen. Komt iemand niet opdagen dan heeft dat financiële consequenties. Zegt een freelancer af binnen de annuleringstermijn? Dan moet diegene zelf vervanging regelen of in het uiterste geval een borgsom betalen.

De meeste freelancers werken op afstand en hierdoor is er geen controle of iemand inderdaad hard heeft gewerkt tijdens de gefactureerde uren of dat hij met andere dingen bezig is geweest. Het is natuurlijk niet zo dat alle freelancers dit doen, maar zonder toezicht kan de motivatie afnemen

Dit kun je ondervangen door met elkaar een prijs af te spreken voor de output of voor een project in zijn geheel.

2. Meer kosten

Eerlijk is eerlijk: het gemiddelde uurtarief van een freelancer ligt hoger dan van een medewerker in vast dienstverband. Maar… je betaalt een freelancer alleen als je hem nodig hebt. Dus bij piekmomenten, ziekte of verlof van je vaste team.

Als hij zelf ziek wordt of op vakantie gaat, kost jou dat helemaal niets. Het kost je natuurlijk veel meer geld als je je deuren moet sluiten vanwege personeelstekort.

3. Eigen belang

Het belang van een freelancer is uiteraard om een goede boterham te verdienen. Dit kan tot gevolg hebben dat hij zijn eigen belang boven jouw belang stelt. Zo kan bijvoorbeeld iemand heel veel uren bij jou draaien en dus veel verdienen, terwijl het voor jou beter kan zijn dat er bijvoorbeeld dan toch een vaste medewerker komt voor deze werkzaamheden.

Een goede en integere freelancer zal het belang van zijn klant voorop stellen, zelfs als dit voor hem minder omzet betekent. Interessant genoeg zal dit hem juist op lange termijn meer opleveren, namelijk tevreden klanten en goede referenties.

4. Schijnzelfstandigheid

Schijnzelfstandigheid en schijnconstructies. Er is veel over te doen in de media en politiek. En daar wil je als ondernemer liever niet mee te maken hebben. Het kan namelijk zijn dat de belastingdienst oordeelt dat er toch een werkgever-medewerker relatie is.

Je kan dan worden gesommeerd om sociale lasten af te dragen, loon moet doorbetalen bij ziekte en dat ontslagregels gaan gelden. En dat is nou juist niet waar jij op zit te wachten. De Belastingdienst biedt hierover de nodige informatie.

Buitenlands personeel aannemen mag dat?

Als jij een medewerker in dienst wil nemen die uit het buitenland komt, dan mag je hem of haar niet zomaar in Nederland aan het werk zetten. Je bent verplicht om eerst in Nederland, de EER (Europese Economische Ruimte) en Zwitserland te werven.

Kun je daar geen geschikte medewerker vinden? Dan mag je pas personeel aannemen in andere landen. Let wel op, als je buitenlandse werknemer een risicovolle functie heeft, dan moet deze de Nederlandse taal voldoende beheersen om het werk veilig uit te kunnen voeren.

Verplichtingen bij het aannemen van buitenlands personeel

Heb je de perfecte kandidaat in het buitenland gevonden? Dan moet je voor dit nieuwe personeelslid een vergunning aanvragen. Als het contract korter is dan 3 maanden, dan moet je meestal een tewerkstellingsvergunning (TWV) aanvragen.

Voor deze werknemers bent je ook verplicht om geschikte huisvesting te verzorgen. Wat als geschikt gezien wordt, is afhankelijk van de gemeente. Als je iemand voor 3 maanden of langer aanneemt, moet je meestal een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) aanvragen.

Ondernemer en manager

Ik wens je veel personeel toe

Het is een veelgehoord gezegde. Iemand veel personeel wensen zou zoiets betekenen als ze veel zorgen en veel ellende toewensen. En alhoewel dit niet veel goeds voorspelt, zijn er natuurlijk genoeg voorbeelden van ondernemers die een goed en betrokken team weten te bouwen en hiermee hun onderneming laten groeien.

Jouw leiderschap skills

En dat valt of staat met jouw rol als ondernemer en manager. Of je nu voor het eerst personeel gaat aannemen, of freelancer(s) in gaat huren, sta even stil bij jouw eigen rol. Tot nu toe deed en bepaalde je alles zelf. Je hoefde met (bijna) niemand iets te overleggen. En vanaf nu ben jij ook verantwoordelijk voor jouw personeel, maak daarom een risico inventarisatie.

Wat is jouw visie voor je onderneming en hoe betrek jij jouw nieuwe werknemer(s) daarbij? Ga praten met andere ondernemers die deze ervaring al hebben. En wees kritisch naar jezelf. Wat heb jij eventueel nog te ontwikkelen qua leiderschap skills? En ga daarmee aan de slag. Dat is ook het mooie aan ondernemen, je blijft jezelf ontwikkelen.