Tijdmanagement die tijd oplevert
Tijdmanagement is een doorn in het oog van zovelen
Wanneer je bezig bent met het roer omgooien in je leven, het pad van werknemer naar ondernemer wilt gaan afleggen, dan weet je precies wat ik bedoel.
Verandering heeft actie nodig en actie kost tijd. En waar haal je die tijd nou weer vandaan?
Je dagelijkse leven loopt ook gewoon door en de dag wordt niet opeens langer dan 24 uur.
Grote kans dat je ook wel eens een artikeltje met tijdmanagement tips gelezen hebt, of zelfs een heel boek.
Maar heel eerlijk: wanneer heb je nou tijd om al die tips toe te gaan passen?
Daarom geef ik je in dit artikel een paar goede tips voor tijdmanagement die bijna geen tijd kosten en je juist veel tijd gaan opleveren.
Tijdmanagement begrijpen
Wat is de grootste reden dat je altijd tijd tekort komt?
Afleiding.
We worden constant afgeleid door zowel interne als externe triggers waarvan we denken dat het belangrijk is daar direct aandacht aan te besteden.
Je weet hoe dat gaat. Je zit net gefocust achter je computer of in je studieboek en opeens gebeurt het…
Die gedachte ‘Oh sh#t, ik moet nog……’. Dat is een interne trigger.
Of er komt een whatsapp berichtje binnen en je denkt: die moet ik toch even lezen. Dat is een externe trigger.
En voordat je het weet ben je een kwartier verder.
Om daarna weer helemaal in je focus modus te komen heb je ook weer minstens een kwartier nodig.
Je zou eens een week lang bij kunnen houden hoe vaak je inderdaad afgeleid wordt door zo’n interne of externe trigger en hoeveel tijd je dat kost.
Al die tijd had je ook productief kunnen besteden.
Maar was het maar zo makkelijk!
Wat is tijdmanagement?
Tijdmanagement, ook wel vaak time management genoemd is een verzamelnaam voor allerlei technieken en methoden om efficiënter om te gaan met je tijd.
Wat voor mij echter nog veel belangrijk is dan efficiënt omgaan met tijd, is je tijd effectief gebruiken.
Je kunt heel efficiënt bezig zijn, maar als je bezig bent met de verkeerde dingen, dan ben je niet effectief.
Tijdmanagement gaat voor mij dan ook niet alleen om efficiënt gaan zijn, maar vooral ook om de juiste dingen te gaan doen!
Wat we uiteindelijk natuurlijk willen, is onze doelen bereiken. En om onze doelen te bereiken dienen we goed te weten wat die doelen zijn. Zowel voor de korte als de lange termijn, zodat we ze kunnen opdelen in kleinere acties.
Die kleinere concrete acties willen we dan zo efficiënt mogelijk gaan uitvoeren. Klinkt logisch, toch?
Tips voor goed tijdmanagement
1. Plan je week
Veel mensen hebben echt een afkeer van planning en zo was ik ook. Maar de praktijk is dat wij mensen juist veel beter functioneren binnen een bepaalde structuur.
Zo lang we die structuur maar zelf creëren. We houden er meestal niet van als iemand anders ons zaken oplegt.
Daarnaast, je kunt iets geen afleiding noemen als je niet precies weet waarvan het je afleidt. Dat kan alleen als je ook iets gepland hebt en weet waar je mee bezig zou moeten zijn.
De beste manier om je week in te delen is door tijd in je agenda te reserveren voor:
1. Jezelf
2. Relaties
3. Werk
In die volgorde.
Pak op zaterdag of zondag een half uurtje om de aankomende week in te delen.
Reserveer eerst blokken in je agenda voor jezelf. Voor sport, ontspanning, zelfontwikkeling en alles wat dan ook dat echt voor jou zelf bestemd is. Dat is inclusief tijd voor ontbijt, lunch en avondeten. Plan het in.
Dan reserveer je tijd voor je relaties. Zowel je eigen relatie als tijd voor kinderen, vrienden & familie. Misschien 1 avond per week die je met vrienden of familie doorbrengt? Een 2-wekelijkse of maandelijkse date-night met je partner? Een middag iets met het hele gezin doen?
Daarna pas reserveer je de tijd voor je werk in je agenda. Zorg dat dit blokken van tenminste 1,5 uur, maar liever nog van 3 uur zijn. Korter kan, maar vaak kom je pas echt in de flow als je ook ruim de tijd hebt voor iets.
Probeer het, tijdmanagement levert je uiteindelijk meer tijd op, beloofd.
2. Bepaal jouw ‘One Thing’
Wat is op werkgebied (zoals het opstarten van je bedrijf) jouw ENE DING waar je deze week je focus op gaat leggen?
Het concept ’The One Thing’ komt uit het gelijknamige boek van Gary Keller, wat absoluut een aanrader is als je meer wilt weten over goed tijdmanagement.
Om tot jouw ‘one thing’ van deze week te komen begin je met je doel voor het komende jaar en werk je van daaruit terug.
Stel je doel voor het komende jaar is ‘Mijn eigen bedrijf is opgestart en ik heb de eerste 20 klanten geholpen’.
Dan breng je dit eerst terug naar je ‘One Thing’ voor het komende kwartaal. Wat is het dat het komende kwartaal afgerond moet zijn, zodat je goed op weg bent naar je jaardoel?
Laten we zeggen: ‘Mijn businessconcept is glashelder en ik heb gevalideerd dat er inderdaad vraag naar is’.
De volgende stap is je ‘One Thing’ voor deze maand, die bijdraagt aan je kwartaaldoel.
Misschien is het wel iets als: ‘Mijn doelgroeponderzoek is afgerond en ik heb 5 gesprekken gehad met mensen die straks mijn ideale klant zouden kunnen zijn’.
En als laatste kom je dan op jouw ‘One Thing’ voor deze week. In ons voorbeeld zou dat kunnen zijn: ‘Ik heb de vragen voor mijn doelgroeponderzoek klaar, uitgestuurd naar mijn doelgroep en gedeeld op social media.’
Zodra je jouw ‘One Thing’ voor de week hebt, kun je de acties die daarvoor nodig zijn concreet in je agenda gaan inplannen in de blokken die je daarvoor gereserveerd hebt.
3. Elimineer externe triggers
De derde tip voor goed tijdmanagement gaat over het elimineren van afleiding door externe triggers.
Dit is een simpel lijstje van dingen die mij ontzettend geholpen hebben en die je makkelijk en direct kunt toepassen.
- Check je email maar 2x per dag op vaste tijden
- Verwijder de email app van je mobiel en gebruik je pc voor email
- Zet alle push notificaties op je smartphone uit
- Verwijder alle apps die je productiviteit in de weg staan
- Zorg voor een lege desktop. Een rommelige desktop eist tol van je aandacht
Besef dat mensen echt wel even kunnen wachten op je antwoord. Het is bijna altijd onze eigen behoefte aan aandacht of angst voor afwijzing die ervoor zorgt dat we direct willen reageren op een mail of appje.
Onze hersenen zijn niet gemaakt voor alle prikkels die in deze moderne tijd constant op ons afkomen. Nog maar een jaar of 30 geleden hoefden we maar zo’n 10% van de hoeveelheid informatie te verwerken waar we nu mee te maken hebben.
De biologische aanpassing van ons brein duurt honderdduizenden jaren.
Daarom zullen we tot die tijd heel bewust met tijdmanagement methodes moeten werken die ons in staat stellen om gefocust te blijven.
Bij mij heeft het heel lang geduurd, voordat ik me echt bewust werd van de impact die afleiding en het gebrek aan planning had op mijn leven.
Ik vroeg me altijd af hoe die top ondernemers zo snel een bedrijf uit de grond konden stampen, laten groeien en daarnaast ook nog tijd hadden voor hun gezin en hobbies.
Het feit is dat we allemaal veel meer tijd hebben dan we denken. Een uur per dag op je mobiel, dat is 7 uur per week. Bijna een hele werkdag.
Verandering van gewoontes is niet gemakkelijk. Maar uiteindelijk is de vraag: hoe graag wil je je droom verwezenlijken?
Wat is er belangrijker voor je? Eindelijk gaan doen wat je wilt en je volledige potentieel realiseren of kortstondige geluksmomentjes ervaren die je afleiden van je grote doel en waardoor je niet verder komt?
Ik ben heel benieuwd, welke van de bovenstaande tips ga jij het eerst toepassen? Deel het hieronder met me in het commentaarveld!
Lees het GRIP boek, staan vergelijkbare en ook nuttige tips over time management in!
Dit zijn goede tips. Ik heb ook vaak dat met name mijn werkdag opgeslokt wordt door afleiding. Dat vragen vaak best even kunnen wachten, is vaak waar. Ik kan ook maar zoveel doen op een dag. Ik geef nu al wat meer mijn grenzen aan door mezelf niet te dwingen overal direct op in te gaan. En soms taken terug te geven waar ze horen. En soms te zeggen: je hebt helemaal gelijk, sorry als ik ergens nog niet aan toe ben gekomen en dit of dat nog niet heb gecommuniceerd. Of een foutje heb gemaakt.
Bedankt voor de tips!