Jouw bedrijf groeit en je hebt meer werk dan je aankunt. Ondernemen met personeel is een grote stap, maar biedt ook de kans om te groeien. Als je werknemers aanneemt krijg je helaas ook te maken met regels en risico’s. Naast alle praktische informatie hieronder, lees je ook de 5 stappen die belangrijk zijn voordat je mensen gaat werven.

Wat is ondernemen met personeel?

Een bijzonder moment. Je neemt je eerste personeels­lid in dienst. Je wordt een echt bedrijf waar meerdere mensen werken aan de groei van je bedrijf. Ondernemen met personeel betekent dat je je bedrijfsvoering anders gaat organiseren.

Waarom ondernemen met personeel

De zaken gaan goed. De orderportefeuille groeit gestaag en steeds meer nieuwe klanten weten jou te vinden. Het gevolg is meer omzet, maar ook een grote werkdruk, te lange werkdagen en continu tijdgebrek. Tijd om medewerkers aan te nemen? Hieronder vind je 5 goede redenen om dit te doen:

1. Je krijgt écht meer werk gedaan

Als je verwacht dat het drukker wordt en je verwacht dat jouw omzet gaat toenemen, dan is dat een goed moment om te kiezen voor personeel in dienst nemen. Met een medewerker krijg je gewoonweg meer werk gedaan.

Personeel in dienst nemen om meer werk te verzetten en de drukte bij te benen is een goede reden. In het begin zul je er misschien tegenaan lopen dat je jouw nieuwe medewerker moet inwerken. Daarna kun je samen meer werk verzetten dan dat je alleen zou kunnen. Samen zorgen jullie voor een hogere omzet!

2. Je moet opdrachten laten schieten

Heb je zoveel tijdsgebrek dat je nee moet verkopen? Het is echt jammer om iemand naar een ander te verwijzen omdat je zelf te weinig tijd hebt. Deze mensen worden waarschijnlijk nooit meer klant bij jou, ook niet als je een teambestand hebt waar je ‘u’ tegen zegt.

Als je het gevoel hebt dat je niet genoeg aanbod meer hebt voor de vraag die je krijgt, zorg er dan voor dat je versterking zoekt.

3. Je laat zaken liggen: personeel in dienst nemen helpt jou!

Merk je dat jouw afnemers minder blij van je worden? Omdat je zaken laat liggen? Of omdat product te wensen over laat? Of afspraken niet nakomt? Dit zijn doodzonden als het gaat om ondernemerschap. Jouw klanten laten jouw onderneming groeien.

Als je jouw klantenkring niet meer voor de volle 100% kunt bedienen wordt het tijd om je bedrijfsvoering te verbeteren en medewerkers in dienst te nemen. Je nieuwe medewerker kan ervoor zorgen dat hij zaken waar jij je tijd niet aan hoort te besteden, of die jij niet zo leuk vindt, uit handen neemt. Zo kun je weer met volle focus zorgen voor tevreden afnemers.

4. Werk en privé is uit balans

Je staat nooit meer langs de lijn van het voebalveld of het maandelijkse etentje met vrienden komt altijd op het verkeerde moment. Werk en privé is bij jou helemaal uit balans omdat je altijd maar bezig bent met jouw zaak. Passie hebben voor je vak is uiteraard goed,  maar als je gezin of vrienden hiervoor te vaak moeten wijken dan ben je volgens ons niet goed bezig.

Om je werk-privé balans weer op een goed niveau te krijgen is het een goed idee om personeel in dienst te nemen. Zo sta jij wat vaker langs de lijn!

5. In teamvorm is alles leuker!

Een open deur misschien, maar alleen werken is op de langere termijn toch niet meer leuk? Wanneer je groeit en je kiest voor het in dienst nemen van medewerkers wordt het werk gewoonweg leuker. Samen hard werken, samen hard lachen en samen successen vieren.

Je zult zien dat je hierdoor ook op werkgebied gelukkiger wordt. En dat zorgt er weer voor dat je beter kunt knallen op de werkvloer!

5 Stappen voordat je personeel in dienst gaat nemen

Doorloop de volgende vijf stappen om tot een gewogen beslissing te komen voordat je iemand aanneemt:

1. Maak prognoses

Je kunt prognoses maken voor verschillende scenario’s: gelijkblijvende, groeiende en krimpende markt. Hiermee leg je een goede basis. Beantwoord de volgende vragen voor jezelf:

• Wat is je huidige omzet en winst?
• Hoeveel omzet kun je redelijkerwijs verwachten in de komende jaren?
• Wat zijn de ontwikkelingen in de markt?
• Heb je structureel genoeg klandizie?
• En wat als je grootste klant wegvalt?

Bekijk bij ieder scenario of je genoeg geld over hebt om je personeel te betalen. Vraag eventueel je boekhouder of financieel adviseur om tips bij het maken van deze prognoses en berekeningen.

2. Verdiep je in de kosten van personeel

Weet jij precies wat de kosten van personeel zijn? Veel ondernemers verkijken zich op de extra kosten naast het salaris. Je hebt namelijk te maken met veel indirecte loonkosten en premies.

Je bent maandelijks al snel 20 tot 35 procent kwijt aan kosten bovenop het afgesproken salaris. Om een eerste medewerker aan het werk te krijgen, moet je ook extra tijd en geld investeren.

3. Schat de bijdrage in van werknemers

In hoeverre gaat een nieuwe medewerker bijdragen aan de omzet en winst? Probeer te berekenen hoeveel meer producten of diensten je af kunt leveren dankzij een werknemer.

Welke marge is er voor tegenvallende prestaties? Bedenk dat veel personeelsleden tijd nodig hebben om te wennen aan een nieuwe omgeving. En niet iedereen is zo productief en gedreven als jij bent.

4. Schat je eigen kwaliteiten in

De meeste ondernemers zijn gedreven pioniers of echte vakmensen met oog voor detail. Maar ben jij ook een peoplemanager die anderen kan motiveren? Als je werknemers in dienst neemt, verandert je positie.

Je moet dan ook de kwaliteiten hebben om een ander aan te sturen, te motiveren en te faciliteren. Je focus moet dan niet alleen liggen op de klant, maar ook op de interne inrichting van je bedrijf en de behoeften van je medewerker(s).

5. Bekijk alternatieven voor personeel in dienst

Zelf mensen in dienst nemen is niet de enige optie om meer werk gedaan te krijgen. Er zijn allerlei alternatieven. Denk aan het inschakelen van freelancers of zzp’ers, uitzendkrachten of oproepkrachten.

Daarnaast is detacheren of payrolling ook nog mogelijk. Deze opties bieden je vaak meer flexibiliteit, maar het is in verhouding al snel duurder dan het in dienst nemen van eigen personeel. Bedenk en bereken goed welke optie het beste is voor jouw bedrijf.

Waar moet je rekening mee houden met personeel?

Werkgeverschap komt met bredere verantwoordelijkheden. Breder dan die voor jezelf. Het gaat nu ook om het welzijn van je medewerkers. De continuïteit van je bedrijf is nog belangrijker geworden. Net als gezonde resultaten behalen om te kunnen investeren.

En het gaat dus ook om het inregelen van van alles en nog wat. En zodra het gaat om meerdere medewerkers ben je voor je het weet procedures aan het bedenken. En dan is er nog het aansturen van al die mensen. Of dingen als verzuim. Niet-functioneren. Die ene hele goeie medewerker die vertrekt. Kortom: gedoe!

Belangrijke aandachtspunten bij het aannemen van personeel

Als je de vijf stappen hierboven hebt doorlopen en je gaat iemand aannemen, dan zijn er nog de volgende belangrijke onderwerpen om je in te verdiepen:

Fiscale gevolgen voor werkgevers

Als werkgever krijg je nog meer met de Belastingdienst te maken dan als zzp’er. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe zaken als aangifte loonheffingen en het bijhouden van gegevens in een loonadministratie. Wanneer je als ondernemer de beslissing hebt genomen om mensen aan te nemen, moet je dat dus doorgeven aan de Belastingdienst.

Dit hangt wel af van de fase van jouw bedrijf. Ben je nog niet gestart en moet je de onderneming nog inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK), maar weet je nu al dat je vanaf de start mensen in dienst gaat nemen? Meld je dan bij de inschrijving in het Handelsregister ook direct aan als werkgever.

Het pensioen regelen

Niet iedere werkgever is verplicht (verplichting komt vaak voort uit een CAO) om een pensioen aan te bieden. Toch vinden veel werknemers pensioen een belangrijke arbeidsvoorwaarde.

Uit onderzoek blijkt dat drie van de vier Nederlandse werknemers met een pensioenregeling het waarderen dat hun werkgever automatisch een pensioenregeling aanbiedt. Zij vinden het fijn dat ze verplicht pensioen opbouwen bij hun baas en dat niet zelf hoeven te regelen.

Een collectieve pensioenregeling kan dus een positieve invloed hebben op je mensen. Maar dan wil je wel de kosten beheersbaar houden. Het is daarom verstandig, of eigenlijk noodzakelijk, om je goed te laten adviseren over jouw pensioenregeling.

Dit geldt voor zowel het opstarten als het onderhoud van de regeling. De afspraken in de pensioenregeling zijn bindend en kunnen niet eenvoudig gewijzigd worden wanneer de regeling eenmaal is getroffen.

Werkgeversaansprakelijkheid

Als werkgever is er een kans om met deze vorm van aansprakelijkheid geconfronteerd te worden. Je bent als werkgever namelijk aansprakelijk voor schades waarvan je waarschijnlijk van te voren niet zou niet had vermoed dat deze jou aangerekend kunnen worden.

Je zorgplicht als werkgever gaat best ver. Je bent niet alleen aansprakelijk voor ongelukken op de werkvloer, maar ook voor verkeersongevallen tijdens werktijd. Gebeurt er een ongeluk tijdens een bedrijfsuitje? Ook dan is er sprake van werkgeversaansprakelijkheid. Behalve als je kunt bewijzen dat er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van je medewerker. Maar dat is vaak moeilijk.

Inmiddels is er veel jurisprudentie ontstaan over werkgeversaansprakelijkheid en goed werkgeverschap. Met vergaande consequenties. Want als een medewerker schade oploopt in verband met zijn werk, zal de werkgever daar vaak voor moeten opdraaien, tenzij hij zich goed heeft verzekerd.

Ziekteverzuim

Als werkgever wil je jouw arbeidscapaciteit maximaal benutten. Toch krijgt vrijwel iedere organisatie te maken met medewerkers die ziek worden. Zowel vanuit menselijk oogpunt als vanuit kostenbeheersing is het belangrijk om verzuim te voorkomen.

Als een medewerker toch uit valt is het zaak te zorgen voor een snelle en goede re-integratie. Niet alleen kunt je hiermee veel kosten besparen, het is zelfs verplicht volgens de Wet Verbetering Poortwachter.

Voor kleine bedrijven is ziekte­verzuim een groot risico. De kosten bij verzuim kunnen namelijk hoog oplopen. Naast doorbetaling van het loon, maak je ook kosten voor vervanging, verzuim­begeleiding en het opgelopen productieverlies.

Als de zieke werknemer bij jou onder contract staat, ben je verplicht een groot deel van zijn loon door te betalen. Volgens de wet moet je in de eerste twee jaar van ziekte minimaal 70 procent van zijn loon betalen. Soms betaal je nog langer mee aan het inkomen van een zieke medewerker. Een zieke werknemer kan je in totaal tot twaalf jaar lang geld kosten. Gelukkig kun je je je daarvoor verzekeren.

Verzekeringen voor het personeel

Medewerkers zorgen voor extra risico’s voor je bedrijf. Met personeels­verzekeringen dek je de risico’s af. Een overzicht van de belangrijkste verzekeringen voor werkgevers:

Verzuimverzekering: Met een verzuim­verzekering loopt je bedrijf geen financieel risico meer door zieke medewerkers, en dat is een zorg minder. Veel verzekeraars bieden je ook hulp bij het voorkomen van verzuim en de re-integratie van zieke personeelsleden.

Collectieve ongevallenverzekering: Een collectieve ongevallen­verzekering biedt een financiële compensatie als een medewerker door een ongeval overlijdt of blijvend invalide raakt. Denk aan ongevallen op het werk en tijdens woon-werkverkeer.

Beroepsaansprakelijkheidsverzekering: Naast een aansprakelijkheids­verzekering voor bedrijven (AVB) heb je ook een beroeps­aansprakelijk­heids­verzekering (BAV). Met deze verzekeringen is jouw onderneming verzekerd tegen de financiële schade na een beroepsfout, zoals het geven van verkeerd advies.

Een beroeps­aansprakelijk­heids­verzekering is met name nuttig voor werkgevers in de zakelijke dienstverlening.

Nabestaandenverzekering: Met een collectieve nabestaanden­verzekering geef je jouw personeel meer zekerheid. Mocht een werknemer overlijden terwijl hij bij jou in dienst is, dan zorgt deze verzekering ervoor dat zijn partner een goede uitkering krijgt.

Daarmee dek je voor je medewerkers niet alleen een risico af, maar bied je ook een waardevolle secundaire arbeidsvoorwaarde. Misschien kun je hiermee zelfs personeel aantrekken of langer in dienst houden.

Tenslotte…

Het is een bekend gezegde uit de Joodse en Arabische wereld. ‘ik wens je veel personeel toe’. Iemand veel personeel wensen aan ondernemers zou zoiets betekenen als ze veel zorgen en veel ellende toewensen. En inderdaad, er komt wat bij kijken. Maar wanneer je goed voorbereid bent, valt het allemaal mee en kun je met een mooi team doorgroeien met je bedrijf.

Natuurlijk kun je je zelf verder hierin verdiepen en de nodige informatie vinden, alleen kost dit veel tijd. Of je schakelt een expert in voor een persoonlijk advies, maar die kosten geld. Het is ook een optie een andere ondernemers om je heen te verzamelen die hier al mee te maken hebben en van hun inspirerende ondernemersverhalen te leren. Je hoeft het niet alleen te doen.