door Bas

Geschreven op 12 augustus 2021

Goed kunnen delegeren is essentieel voor succes. Het is één van de belangrijkste vaardigheden uit de toolbox van elke effectieve manager of ondernemer. Door op je team te vertrouwen bespaar je tijd en til je de carrière van je collega’s naar een hoger level.

Inhoudsopgave

  1. Wat is delegeren?
  2. Aan wie kun je delegeren?
  3. Welke taken kun je delegeren?
  4. Verkeerde gedachten over delegeren
  5. Hoe kun je goed delegeren? 5 Tips
  6. 12 Valkuilen bij delegeren

Wat is delegeren?

Een goede manager weet waarschijnlijk wel wat er voor nodig is om een bepaalde taak uit te voeren. Een nog betere manager weet dat het slim is om sommige dingen aan anderen over te laten. 

De betekenis van delegeren volgens de VanDale is: “het overdragen van een taak”.

Maar delegeren is meer dan alleen taken verdelen. Het is niet je eigen werk uit handen geven en betekent ook niet dat je de eindverantwoordelijkheden uitbesteedt.

Delegeren is op een efficiënte manier verantwoordelijkheden delen. Het is zorgen dat het juiste werk bij de juiste mensen terechtkomt. Het is je team faciliteren, motiveren en inspireren om hun werk zo goed mogelijk uit te kunnen voeren.

Zelf kun je je dan bezighouden met leidinggevende taken. Dit bespaart tijd en werkt motiverend omdat je optimaal gebruik maakt van de kwaliteiten van je collega’s.

Met als positief effect een hogere productiviteit, tevreden werknemers en een beter eindresultaat.

Aan wie kun je delegeren?

delegeren betekenis

Weten welk werk je beter niet zelf kunt doen is één ding. Aan wie je welke klus kunt overlaten is een tweede. 

Door iets te delegeren aan de verkeerde persoon weet je bijna zeker dat het misgaat. Want het is niet alleen vervelend om een taak te moeten uitvoeren die je eigenlijk niet kunt, het is ook de perfecte manier om je collega’s stress of nog erger, een burn-out te bezorgen. Aan de andere kant, is het ook niet goed om iets te moeten doen dat ver beneden je niveau ligt.

Mensen presteren het best als ze worden uitgedaagd, maar wel zodanig dat ze niet te zwaar belast worden en kunnen werken vanuit hun talenten en kwaliteiten.

Daarom is het belangrijk om de skills van je team te kennen. Zorg dat je weet waar ze in excelleren, wat hun ambities zijn, hoe ze werken en welke taak bij wie past. En het gaat niet altijd om wie de taak het beste kan doen. Delegeren draagt ook bij aan groei en persoonlijke ontwikkeling. Wie is toe aan een volgende stap en voor wie is de taak die je over wilt dragen een mooie uitdaging?

Ook belangrijk: Mag deze collega gezien zijn of haar functie en plek in de organisatie deze taak uitvoeren?

Het werk aan de juiste persoon delegeren leidt tot een beter eindresultaat. Teamleden kunnen zo eigenaarschap tonen en verantwoordelijkheid nemen. Dit zorgt voor betrokken en verantwoordelijke medewerkers* die durven uit te blinken.  

Welke taken kun je delegeren?

Niet elke taak is geschikt om uit handen te geven. Dingen die behoren tot je kerntaken als leidinggevende zoals functioneringsgesprekken, taken die gevoelig liggen of strategische zaken die te maken hebben met het bepalen van visie en uitstippelen van beleid.

Heb je een to-dolijst vol met kleine, tijdrovende klussen die steeds weer terugkomen? Of een project waarmee je collega’s ervaring mee op kunnen doen? En besteed je nog steeds teveel tijd aan klussen waarvan je weet dat iemand anders het beter kan. 

Die zijn bij uitstek geschikt om over te dragen.

Wat zijn verkeerde gedachten over delegeren?

effectief delegeren

Slechts 1 op de 4 leidinggevenden weet op een effectieve manier te delegeren. Door onzekerheid of angst of een gebrek aan vertrouwen. Die kan ontstaan door enkele veelvoorkomende, verkeerde gedachten over delegeren.

Als het goed moet gebeuren kan ik het beter zelf doen

Veel leidinggevenden zijn bang dat anderen het werk niet zo goed of snel kunnen doen als zijzelf en besteden het daarom niet uit. Als je dit denkt overschat je of jezelf of onderschat je je collega’s. Het is onwaarschijnlijk dat jij de enige bent die een bepaalde taak kan uitvoeren. 

Anderen doen het misschien beter dan ik

De tweede misvatting heeft te maken met de angst dat anderen het werk juist veel beter doen.  Anderen binnen het bedrijf zouden dan wel eens kunnen denken dat ze jou niet per se meer nodig hebben. Dus blijf je het zelf maar doen. Ook al heb je de beschikking over een team met de juiste competenties. 

Maar in realiteit is het andersom: Anderen de gelegenheid geven werk van hoge kwaliteit te leveren en goed te presteren straalt juist positief af op jou als leidinggevende. 

Delegeren kost teveel tijd

Alhoewel dit een begrijpelijke gedachte is, is het een misvatting. Zie het als een investering. Het kost misschien de eerste (paar) keer tijd om een taak op de juiste manier over te dragen, daarna krijg je meer tijd en ruimte voor andere dingen. 

Hoe kun je goed delegeren? 5 tips

tips voor delegeren

Deze vijf tips kunnen je helpen bij het overdragen van werkzaamheden. 

1. Vertrouw je team en leer los te laten

Een belangrijk ingrediënt van delegeren is vertrouwen. Vertrouwen op je team, en in jezelf. Vertrouw erop dat je collega’s het werk goed kunnen doen en vertrouw op je eigen beslissing om het werk uit te besteden. 

Door de juiste taken uit te besteden creëer je bovendien zelfvertrouwen bij je collega’s en ontstaat er ruimte om te excelleren: Wanneer je team dat vertrouwen voelt geeft dat energie. 

Bij vertrouwen hoort ook loslaten. En daarbij is het belangrijk een balans te vinden tussen loslaten en aanwezig zijn. Want je wilt wel de controle houden, maar niet je collega’s onnodig op de huid zitten.

2. Leg uit waarom

Het is niet genoeg om alleen taken te verdelen. Goede leiders delegeren niet alleen werk maar ook verantwoordelijkheid. Leg uit waarom je iemand voor de taak uit hebt gekozen en waarom het  belangrijk is. Als je weet waar je het voor doet krijgt werk meer betekenis.

3. Geef complimenten en spreek je waardering uit

Laat op de juiste momenten weten hoe zeer je het waardeert dat iemand taken overneemt. Wanneer je af en toe iemand een complimentje geeft leidt dat ertoe dat diegene zich begrepen en erkend voelt. Bovendien geeft het aan dat jij het werk dat iemand doet belangrijk vindt en op waarde schat. 

Dit kan er allemaal aan bijdragen dat mensen beter presteren, harder werken en langer bij het bedrijf blijven.

Waardering en het gevoel hebben gezien en gerespecteerd te worden door een leidinggevende werkt soms nog beter dan een financiële beloning.

4. Maak ruimte om fouten te maken

Iedereen maakt fouten. Als jij een bepaalde taak jarenlang zelf hebt gedaan weet je precies hoe je dit het beste aanpakt. Alleen als iemand iets voor de eerste keer doet is het niet eerlijk om te verwachten dat hij of zij dit meteen net zo goed doet als jij.

Creëer ruimte om fouten te maken. Laat je collega’s zelf hun fouten oplossen en doe dit niet voor ze. Probeer fouten te zien als een kans om te groeien. Trek de taak niet meteen terug als iets misgaat, ga juist het gesprek aan, stuur bij en geef feedback.

5. Geef de juiste tools en informatie

Bij delegeren hoort ook communiceren. Want een taak kan niet goed uitgevoerd worden zonder dat iemand over alle informatie en tools beschikt die nodig zijn om het werk te doen.

Ga er samen voor zitten om alles goed door te nemen. Zorg dat iedereen in het team weet waar alle informatie is te vinden, wat de belangrijkste doelstellingen zijn en maak duidelijke afspraken. Dan kun je met een gerust hart het werk overdragen. Blijf ondertussen wel altijd bereikbaar voor vragen. 

12 Valkuilen bij delegeren

Door deze valkuilen te vermijden houd je je to-dolijst overzichtelijk en verhoog je tegelijkertijd de productiviteit. Win-win. 

1. Niet delegeren

Er zijn managers die helemaal niet delegeren en alles het liefst zelf doen. Omdat ze dit niet willen of kunnen of omdat ze niet weten hoe ze dit het beste kunnen doen. Met als resultaat een overvolle agenda, een ongemotiveerd team en verlies van productiviteit. Niet doen dus.

2. Micromanagement

micromanagement

Telkens vragen of het werk vordert of voortdurend informeren naar de status werkt averechts. Het verlamt werknemers en geeft de indruk dat je ze niet vertrouwt. Je kunt toch de controle houden door af en toe te checken hoe het gaat of door vaste momenten in te lassen om resultaten te bespreken en eventueel bij te sturen.

Korte meetings of een dagelijkse stand-up zijn hier perfect voor.

3. Vasthouden aan je eigen ideeën en werkwijze

De kans is groot dat de persoon aan wie je het werk delegeert een andere aanpak heeft dan jij. Dit betekent niet dat de oplossing uiteindelijk minder goed zal zijn. Stel je hiervoor open en kijk minder naar het proces en meer naar het resultaat. Houd hier ook rekening mee bij het bepalen van deadlines.

Of zoals Stephen Covey, auteur van het boek “7 eigenschappen van effectief leiderschap” het zegt: delegeer resultaat, niet het proces.  Vertel wat de bedoeling is en welke uitkomst je verwacht maar laat in het midden hoe dat precies moet gebeuren.

4. Werk over de schutting gooien

Zomaar het werk wegzetten bij iemand anders zonder te letten of de taak past bij iemands niveau, ambitie of functie: geen goed idee. Geef voldoende informatie en bespreek verwachtingen en doelen. Dit voorkomt een hoop ellende.

5. Niet iedereen informeren

Wanneer iemand anders bepaalde verantwoordelijkheden krijgt moet je zorgen dat iedereen hiervan op de hoogte is. Anders kan diegene zijn werk niet op een goede manier doen. Dit houdt ook in dat je zelf geen vragen hierover meer beantwoordt en iedereen doorverwijst naar je collega.

6. Niet bereikbaar

Wees aanwezig voor vragen en om beslissingen te nemen, maar laat voor de rest je team zijn gang gaan. Houd wel altijd het overzicht. Want ook al is er een duidelijke briefing geweest en een kickoff, dit betekent niet dat alles automatisch gaat zoals verwacht. 

Collaboration tools kunnen hierbij handig zijn.

7. Niet helder verwachtingen communiceren

Zorg voor duidelijke verwachtingen. Zorg ervoor dat je team weet wat je verwacht en wat het uiteindelijke doel is. Doe dit op een duidelijke manier zodat er geen andere interpretatie mogelijk is. Zo werkt iedereen toe naar hetzelfde doel en is het mogelijk om eigenaarschap te tonen. 

8. Geen realistische deadlines stellen

geen realistische deadlines

Het kan zijn dat een collega meer tijd nodig heeft voor een taak dan jij. Houd er ook rekening mee dat er ook supervisie nodig is die tijd kost, of misschien training. 

9. Niet evalueren

Na afronding van een project kan een debriefing een handige tool zijn om samen met het team te bespreken of alles goed is verlopen, of de verwachtingen en doelen zijn behaald en wat een volgende keer beter kan. Vraag ook zelf feedback over je eigen functioneren. Open communicatie bevordert het vertrouwen. 

10. Zelf alle credits claimen

Delegeren betekent het delen van verantwoordelijkheid, maar ook van de credits. Wanneer een project succesvol is verlopen en er komen positieve reacties uit de organisatie, deel dit dan met je teamleden. Goed voor de sfeer en het draagt bij aan het groeiproces van je werknemers. Laat ook aan anderen in de organisatie weten wie allemaal verantwoordelijk waren voor de resultaten.

11. Delegeren aan de verkeerde persoon

Het is jouw taak als manager om het werk uit te besteden aan de juiste persoon. Niet je favoriet, niet elke keer dezelfde collega, maar degene die dit objectief gezien het best kan doen of iemand die hier van kan leren.

12. Perfectie verwachten

Perfectie bestaat niet en het is oneerlijk om dit van je werknemers te verwachten. Telkens op de rem trappen als iets niet 100% naar wens is werkt vertragend en staat een goed resultaat in de weg.

Goed is vaak goed genoeg. Leg de focus op voortgang, niet op perfectie.

Ook als startend zelfstandig ondernemer kom je op een punt dat je bedrijf begint te groeien. Je begint een team om je heen te bouwen en opeens verandert je taak steeds meer van uitvoeren naar managen. Hoe beter en effectiever je leert delegeren, hoe groter ook de kans dat je een topteam kunt bouwen dat presteert EN blij is om voor jou te werken.

Ook voor jou

Kennisbank

Geluk

Al vanaf het begin van de mensheid vragen mensen zich af wat geluk is. Geluk...

Lees meer...

door Bas Smeets op 16 september 2021

Ondernemen

Inkomstenbelasting zzp: Hoe werkt het?

De inkomstenbelasting voor jou als zzp’er kan ingewikkeld overkomen. Daarom...

Lees meer...

door Bas Smeets op 14 augustus 2021

Kennisbank

Succes

Succes is een bijzonder begrip en omdat het voor iedereen iets anders...

Lees meer...

door Bas Smeets op 12 augustus 2021

Pin It on Pinterest

Share This